La COVID-19 et l’avenir des services de trésorerie

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Le sondage de l’AFP sur l’impact de la pandémie de COVID-19 (en anglais seulement) a permis de recueillir les commentaires de plus de 400 trésoriers d’entreprise en ce qui concerne la façon dont ils réagissent aux défis liés au coronavirus. Je me suis récemment entretenu avec Tom Hunt, directeur général des services de trésorerie de l’AFP, et Lee-Ann Perkins, trésorière adjointe d’ION Geophysical, pour examiner les résultats du sondage et offrir quelques réflexions sur la façon dont les trésoriers peuvent s’adapter et évoluer.

Quelles mesures les trésoriers ont-ils mises en œuvre?

Au cours des premières étapes de la réponse à la pandémie, 61 % des répondants au sondage de l’AFP ont indiqué qu’ils avaient déclaré un gel de l’embauche ou qu’ils prévoyaient le faire, tandis que 60 % des répondants ont indiqué qu’ils avaient reporté leurs dépenses en immobilisations ou qu’ils prévoyaient le faire.

On peut en conclure que les organisations seront forcées d’en faire plus avec moins. Il est important de vous poser quelques questions au sujet de vos opérations en réponse à l’anxiété et à l’incertitude des employés des services de trésorerie :

• Vos processus internes ont-ils été adaptés à la situation? Est-il possible de les adapter encore davantage?

• De quels outils mobiles et numériques offerts par votre banque devriez-vous tirer parti?

• Établissez-vous un ordre de priorité des tâches pour vous assurer que l’accent est mis sur le travail qui aidera votre entreprise à traverser cette période d’incertitude?

• Pouvez-vous offrir une formation polyvalente à vos employés?

   

Les services de trésorerie prennent part aux décisions

Les services de trésorerie jouent un rôle important dans les réunions internes concernant la réponse à la pandémie, ce qui n’était pas le cas lors de la crise financière de 2008-2009. L’AFP a constaté que dans 78 % des organisations, les services de trésorerie ont participé aux réunions et aux groupes de travail liés à la COVID-19.

La principale différence par rapport à 2008, c’est qu’à l’époque, l’instabilité du secteur bancaire a entraîné une crise économique. Cette fois-ci, nous sommes confrontés à une crise sanitaire entraînant des turbulences économiques. En considérant le fait que la crise touche simultanément tous les aspects de la vie des gens et une grande partie des secteurs à l’échelle mondiale, on peut conclure que nous vivons une situation sans précédent.

Néanmoins, les organismes de réglementation et les banques centrales dans le monde entier ont réagi beaucoup plus rapidement que lors de la crise financière. Pour cette raison, les services de trésorerie doivent intervenir beaucoup plus tôt dans le processus afin de déterminer le programme le mieux adapté à leurs entreprises.

En outre, il y a de l’incertitude quant à la durée du ralentissement économique. La reprise se fera-t-elle de manière typique (en forme de V) ou sera-t-elle plus graduelle (en forme de U)? C’est pourquoi les prévisions de trésorerie à long terme (p. ex : prendre en considération les trois trimestres à venir plutôt qu’un seul) et la gestion des liquidités jouent un rôle de premier plan.

L’accent a été mis sur les plans de continuité des activités

En parlant avec les clients, j’ai constaté que la plupart d’entre eux avaient un plan de continuité des activités (PCA) qui prévoyait le transfert d’un emplacement à un autre. Le fait de ne pas pouvoir se rendre à quelque emplacement que ce soit représente de toute évidence une circonstance inattendue. J’ai été quelque peu surpris de constater que 38 % des répondants avaient indiqué n’avoir aucun PCA officiel. Cependant, je présume que la plupart des organisations ont trouvé le moyen de poursuivre leurs activités, et ce, même si elles ne disposaient pas d’un PCA officiel.

Une organisation qui n’est pas axée sur le travail de bureau (une entreprise manufacturière, par exemple) ne peut pas simplement déplacer son matériel à un nouvel emplacement. Toutefois, le service de trésorerie devrait certainement être en mesure d’opérer la transition vers le travail à domicile. Afin de ne pas oublier les apprentissages tirés au cours de cette période, posez-vous les questions suivantes :

• Qu’est-ce qui fonctionne bien et qu’est-ce qui pourrait être amélioré?

• Si vous ne disposiez pas d’un PCA écrit, pensez-vous devoir remédier à la situation à l’avenir?

• Si vous avez un PCA, l’avez-vous mis à jour et avez-vous pris en note les apprentissages que vous avez faits au cours des derniers mois?

• À quelle fréquence devriez-vous passer en revue votre PCA?

Adoption des paiements électroniques

Étant donné les perturbations liées au fonctionnement de la plupart des activités, y compris les services de trésorerie, nous constatons un plus grand intérêt envers le remplacement des chèques papier par les paiements électroniques. Dans le cadre du sondage, 65 % des répondants ont indiqué qu’ils avaient fait la transition du format papier au format électronique ou qu’ils prévoyaient le faire. Le service ACH et les transferts électroniques de fonds sont les méthodes les plus couramment adoptées ou prises en considération. C’est logique, car l’utilisation du service ACH et des transferts électroniques de fonds constitue une solution simple de remplacement des paiements par chèques.

Même si les paiements électroniques présentent des avantages tels que l’atténuation de la fraude, une plus grande commodité et des coûts moindres, beaucoup d’entreprises n’ont jamais accordé la priorité à l’adoption de ces méthodes. La crise actuelle semble avoir provoqué des changements à ce sujet. La nécessité a levé beaucoup d’obstacles à l’adoption des paiements électroniques, notamment :

• le fait d’avoir à convaincre les clients de payer par voie électronique;

• le manque de ressources de TI;

• les coûts liés à la modification des processus internes.

Néanmoins, une fois la crise terminée, j’encourage les organisations à s’assurer qu’elles disposent des bonnes options de paiement électronique à long terme. Une solution qui fonctionne en situation d’urgence ne constitue pas forcément une solution permanente adéquate. Le service ACH et les transferts électroniques de fonds peuvent convenir à court terme, mais il serait peut-être plus logique d’avoir recours à un programme de cartes d’entreprise à long terme.

Nous ignorons également combien d’organisations retourneront à l’utilisation de chèques papier une fois leurs employés de retour au bureau. Mais lorsqu’on réfléchit à la manière dont les organisations fonctionneront quand la pandémie sera passée, on parvient à la conclusion que le recours à de telles quantités de papier ne constitue pas une solution viable pour le système. Les mesures de distanciation physique constitueront probablement la nouvelle norme, ce qui signifie qu’il y aura moins de personnes au bureau en même temps. L’établissement de solutions de paiement redondantes vous aidera à vous adapter à un environnement d’affaires plus souple.

J’ai été surpris par le fait que 30 % des répondants ont dit qu’ils n’envisageaient pas de collaborer avec leur banque ou leur fournisseur en vue d’atténuer les risques de fraude. Cette proportion me semble alarmante, surtout lorsqu’on pense au fait que la pandémie a créé de nouvelles occasions pour les fraudeurs. D’un autre côté, il est possible que ces 30 % de répondants aient déjà mis en place des procédures prudentes et qu’ils réévaluent activement ces procédures en fonction de leur situation actuelle.

Liquidités au premier plan

L’incertitude économique constitue la plus grande difficulté à surmonter. On a d’abord supposé avoir affaire à un problème de courte durée. En réalité, nous sommes aux prises avec un défi à long terme. Pour en venir à bout, vous devrez mener des entretiens avec les membres de votre équipe de direction et avec votre banque au sujet de vos options pour préserver les liquidités et générer un rendement.

C’est un sujet que vous devrez aborder fréquemment. Il est question d’une deuxième vague de COVID-19 en automne. Quel impact cela pourrait-il avoir sur vos options en matière de gestion des liquidités?

L’avenir

Au bout du compte, nous devrons redéfinir nos activités habituelles. Les organisations regrouperont des gens qui travaillent à domicile et des gens qui travaillent au bureau. Dans cette optique, les services de trésorerie devront adopter des solutions de rechange en ce qui a trait à l’accès physique aux bureaux, ce qui comprend l’adoption d’outils numériques. Voici quelques-unes des questions que les services de trésorerie pourraient avoir à se poser :

• Avez-vous établi des services redondants permettant une plus grande souplesse, comme la fonction de règlement des transactions ACH le jour même?

• Avez-vous trouvé des arguments commerciaux en faveur de l’automatisation?

• Qu’auriez-vous fait différemment? Qu’avez-vous bien fait?

• Vos processus d’atténuation de la fraude conviennent-ils à votre environnement de travail actuel?

Quelles modifications devriez-vous apporter à votre PCA en fonction de vos récents apprentissages?

Il s’agit d’une bonne occasion de prendre en note vos apprentissages et les changements adoptés dans le cadre de cette crise, et ce, en vue de rendre votre service plus souple et plus efficace à long terme.